Funktionsmodule

Verwaltung und Betreuung
Dieses Modul ist ein sehr praktisches Arbeitsinstrument für die Hausverwaltung: Alle wichtigen Daten rund um den Objekt-Bestand (Objekte, Einheiten, Zuständige) sowie die Bestandnehmer aus Sicht der Bewirtschaftung (von den Liegenschaftsdaten bis hin zum historischen Vorschreibungsvergleich) findet man hier auf einen Blick. 

Das Modul „Verwaltung und Betreuung“ verfügt über zahlreiche Funktionen für die Hausverwaltung: 

• Verwalten von Objektdaten 
• komplexe Bearbeitung der Bestandnehmer-Anfragen 
• Übersicht über befristete Mietverträge 
• Leerstände 
• uvm. 

Reisekostenabrechnung 
Die Reisekostenspesen werden automatisch berechnet und in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst. 

Bauprojektkalkulation 
Dieses Modul liefert einen Überblick über Kosten und Finanzierungen von laufenden, aber auch endabgerechneten Bauprojekten.  Die Aufteilung in konkrete Kosten-, Finanzierungs- und Mietzinskomponenten dient einerseits als zentrale Informationsquelle, andererseits als wichtige Datenquelle für andere angebundene PORTEGO Module (v.a. Übereignungen und Vertragswechsel). 

Vertragswechsel 
Dieses Modul begleitet und unterstützt alle betroffenen Beteiligten (z. B. Wohnungsverkauf, Hausbesorger, Hausverwaltung, Bestandnehmer-Buchhaltung) im Prozess des Vertragswechsels. Dabei werden alle damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben (Abführung der Vertragsgebühren) erfüllt. 

Versammlungen und Abstimmungen
Das Modul unterstützt Hausverwalter beim Organisieren regelmäßiger Hausversammlungen: angefangen bei der einfachen Generierung von Einladungen über Protokollierung der besprochenen Themen bis hin zur Erstellung und Auswertung von Abstimmungen sowie Beschlussbekanntgabe unter Einhaltung aller gesetzlichen Fristen.

Betriebsabrechnung
Dieses Modul unterstützt vor allem die Leiter der Buchhaltung dabei ihren Betriebsabrechnungsbogen effizient und nachvollziehbar zu erstellen. Die relevanten Gemeinkosten können somit über selbst definierte Aufteilungsschlüssel zielsicher den richtigen Kostenstellen und Tochterfirmen zugeordnet werden.

Objekttermine- und aufgaben
Das Modul ermöglicht es einen Überblick über alle objektbezogenen Termine und Aufgaben zu bekommen – schnell und komfortabel. Egal, ob sie in PORTEGO oder in einem Groupware-System (z. B. MS Exchange) angelegt wurden: Durch objektbezogene und globale Termin- und Aufgabenlisten verpassen die zuständigen Mitarbeiter keine Fristen mehr.

Dokumentenmanagement
Dieses Modul realisiert die kontextbezogene Integration von Dokumenten in verschiedenen PORTEGO-Bereichen. Diese stammen wahlweise aus einem externen DMS oder werden direkt in PORTEGO abgelegt. Dokumente können gesucht, aufgelistet, angesehen und heruntergeladen werden.

Wartungspläne
Praktische Dokumentation für Hausverwalter, um einzusehen, wann welche Einrichtung eines Objekts (wie z. B. ein Aufzug) gewartet wird. Integriert sind auch automatische Erinnerungen an anstehende bzw. nicht erledigte Wartungen. Ein übersichtlicher Wartungsplan definiert, welche Einrichtung wie oft gewartet werden muss und wer dafür zuständig ist. Sämtliche Objekteinrichtungen können hier zu Dokumentationszwecken angelegt werden.

Mängelverwaltung
Das Modul unterstützt dabei, den Überblick über alle Mängel (Baumängel, Instandhaltungsmängel oder Beschädigungen innerhalb von Wohnungen) zu behalten. Die Mängel werden aus verschiedenen externen Systemen importiert und in PORTEGO aufbereitet. Hier kann man gleiche Mängel zusammenfassen, Mängel bearbeiten und erledigen, Dokumente hinzufügen und archivieren. Alle Mängeldaten lassen sich als Bericht in verschiedenen Detailgraden exportieren. Diese werden anschließend schnellstmöglich und mit den korrekten Informationen an zuständige Professionisten weitergeleitet.

Jahresvorausschau
Automatisierte Erstellung einer Übersicht von bevorstehenden Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten von der Hausverwaltung an die Eigentümer.